Pemkab Luwu Timur Perkuat Tata Kelola Arsip, OPD Didorong Patuhi Aturan Akses dan Retensi

LUWU TIMUR – Ketertiban pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga menyangkut keamanan informasi dan kepastian penggunaan arsip sesuai ketentuan. Untuk memastikan hal tersebut berjalan di seluruh perangkat daerah, Pemerintah Kabupaten Luwu Timur memperkuat pemahaman aparatur mengenai sistem klasifikasi keamanan dan jadwal retensi arsip.

Melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK), Pemkab Luwu Timur menggelar sosialisasi Peraturan Bupati tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) serta Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan yang berlangsung selama dua hari mulai Rabu (28/10/2026) ini dipusatkan di Ruang Seminar Gedung Layanan Perpustakaan Daerah Kabupaten Luwu Timur.

Sosialisasi tersebut diikuti perwakilan arsiparis dari masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Melalui kegiatan ini, peserta diberikan pemahaman mengenai pengaturan kewenangan akses arsip serta penetapan masa penyimpanan dokumen berdasarkan nilai guna dan ketentuan yang berlaku.

Pelaksanaan kegiatan ini mengacu pada Nota Dinas Nomor 000.5.1/262/DPK. Kebijakan yang disosialisasikan meliputi Peraturan Bupati Luwu Timur Nomor 22 Tahun 2025 tentang SKKAAD dan Peraturan Bupati Luwu Timur Nomor 28 Tahun 2025 tentang JRA.

Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Luwu Timur, Noviya Syahriani, mengatakan tata kelola arsip harus menjadi perhatian setiap perangkat daerah karena berkaitan langsung dengan ketertiban administrasi dan pertanggungjawaban pemerintahan.

Menurut Noviya, penerapan sistem klasifikasi keamanan diperlukan agar dokumen pemerintah terlindungi dan hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan.

“Melalui SKKAAD, kita mengatur siapa saja yang berwenang mengakses arsip, sehingga keamanan informasi tetap terjaga dan pemanfaatannya sesuai dengan ketentuan,” tegas Noviya.

Selain pengaturan akses, penataan masa simpan arsip juga menjadi bagian penting yang perlu diterapkan secara konsisten. Jadwal Retensi Arsip menjadi pedoman bagi perangkat daerah untuk menentukan berapa lama suatu dokumen harus disimpan sekaligus menjadi acuan dalam proses penyusutan arsip.

Kepala Bidang Kearsipan, Hairil Muchtar, menjelaskan bahwa penerapan JRA diperlukan untuk mencegah penumpukan dokumen yang tidak dikelola berdasarkan ketentuan. Tanpa pedoman yang jelas, arsip berisiko sulit ditemukan kembali dan tidak memiliki kepastian dalam penentuan tindak lanjutnya.

“Tanpa pengelolaan yang mengacu pada jadwal retensi, arsip berpotensi menumpuk, sulit ditemukan kembali, serta tidak memiliki kepastian mengenai tindak lanjut atau nasib akhir arsip tersebut,” ungkap Hairil.

Dia berharap seluruh perangkat daerah dapat menerapkan jadwal retensi secara konsisten, mulai dari penyimpanan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip. Dengan demikian, pengelolaan dokumen dapat berlangsung lebih terarah dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Penerapan SKKAAD dan JRA diharapkan dapat menyamakan standar pengelolaan kearsipan di seluruh OPD Kabupaten Luwu Timur. Selain menjaga keamanan informasi, sistem tersebut juga mendukung ketersediaan dokumen yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban atas pelaksanaan pemerintahan.

Sebagai bagian dari rangkaian kegiatan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menyerahkan laporan audit kearsipan internal serta Peraturan Bupati Luwu Timur Nomor 28 Tahun 2025 tentang Jadwal Retensi Arsip. Penyerahan ini menjadi bagian dari upaya mendorong penerapan kebijakan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah secara berkelanjutan. (bkr/ikp-humas/kominfo-sp)